Ogni esigenza di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini videoregistrate deve essere sottoposta a verifica preliminare del Garante, prevista dall’art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. n. 196/2013).
Ai sensi del provvedimento generale dell’Autorità Garante in materia di videosorveglianza datato 8 aprile 2010, le immagini registrate possono essere conservate per periodo limitato e fino a un massimo di 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a indagini di Polizia e giudiziarie.
Per attività particolarmente rischiose (ad esempio, banche, videosorveglianza esercitata dai Comuni per esigenze di sicurezza urbana ecc.) è ammesso un tempo più ampio, che non può superare comunque la settimana.
In ogni caso, eventuali esigenze di allungamento dei tempi devono essere sottoposte a verifica preliminare del Garante, prevista dall’art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. n. 196/2013) ogni qualvolta vi siano rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità degli interessati, in relazione alla natura dei dati o alle modalità di trattamento o agli effetti che può determinare.
Ma vediamo adesso, sulla base della casistica del Garante, quali sono i casi e, quindi, le effettive ragioni che possono giustificare tempi più lunghi di conservazione delle immagini.
Il caso delle manifestazioni fieristiche
In particolare, nel caso di aree dove si svolgono manifestazioni fieristiche, il Garante ha autorizzato, in sede di verifica preliminare, con provvedimento del 17 settembre 2015, un allungamento dei tempi di conservazione delle immagini videoregistrate, per soddisfare specifiche finalità di sicurezza legittimamente perseguite dal titolare del trattamento (cfr. provv. 8.4.2010 cit., punti 3.2.1. e 3.4.).
Tale valutazione è stata resa in considerazione delle speciali esigenze di tutela di beni (nonché di sicurezza delle persone) collocati nei vasti spazi ove si allestiscono le manifestazioni fieristiche, in occasione delle quali sono esposti in taluni casi anche oggetti di particolare valore.
Considerata, inoltre, la frequenza degli eventi organizzati presso la Fiera (che comportano anche attività connesse di allestimento/smontaggio degli stand), nonché l'esigenza di tutelare i beni e le strutture fisse, alla luce di principi di economicità e semplificazione, il Garante ha ritenuto congrua la conservazione per dieci giorni delle immagini registrate durante l'intero periodo dell'anno.
Il trattamento descritto - effettuato, dunque, per finalità di tutela di beni e di incremento della sicurezza con riferimento a dipendenti, utenti e visitatori - risulta pertanto conforme al principio di liceità (cfr. art. 11, comma 1, lett. a) ed e) del Codice), anche in relazione alla vigente disciplina in materia di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, considerata la sottoscrizione da parte della società organizzatrice di un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali ,integrato in relazione al nuovo termine di conservazione (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a), 114 del Codice e art. 4, l. 20.5.1970, n. 300).
Il caso delle casse automatiche presso i caselli autostradali
Un caso particolare riguarda quello oggetto del provvedimento dell’Autorità dell’8 luglio 2015, in base al quale l’Anas - Autostrade per l'Italia Spa, in relazione al trattamento di immagini raccolte attraverso un impianto di videosorveglianza installato presso le casse automatiche e le casseforti collocate all'interno di fabbricati presso i caselli di pagamento del pedaggio delle tratte autostradali gestite dalla società, è stata autorizzata alla conservazione delle immagini fino a un termine massimo di venti giorni.
La finalità del trattamento consiste sempre nella tutela dei beni e del patrimonio aziendale, nonché nell'incremento della sicurezza personale dei dipendenti (in considerazione della funzione "deterrente per furti e rapine") e di ulteriore tutela degli stessi ("anche rispetto all'avvenuto versamento dell'incasso").
Difatti, normalmente, le operazioni di prelievo e versamento sono effettuate a distanza di qualche giorno, cui poi va aggiunto un ulteriore lasso temporale necessario per il trasporto del denaro prelevato, il conteggio dello stesso e la rendicontazione finale alla società concessionaria.
La conservazione delle immagini per un periodo di tempo più ampio rispetto a quello prescritto nella normalità dei casi, è pertanto necessaria per poter visionare immagini relative a eventi ("furti, rapine o discrepanze tra le somme dichiarate al momento del prelievo e quelle conteggiate") che la società potrebbe riscontrare decorsi anche venti giorni dal loro accadimento.
Il Garante ha anche accertato che le modalità di ripresa risultano altresì conformi al principio di necessità e proporzionalità, in relazione alla finalità perseguita (artt. 3 e 11, comma 1, lett. d) del Codice), posto che, da un lato, l'angolo di ripresa delle telecamere è limitato all'ambito strettamente necessario per documentare le attività di versamento e prelievo; d'altra parte il sistema è predisposto per disattivarsi automaticamente in caso di presenza di personale che effettui servizio di pedaggio all'interno delle cabine, salva la riattivazione nelle ipotesi di allarme o qualora sia necessario procedere all'apertura della cassaforte.
Conservazione fino a 40 giorni per un'azienda che produce aceto balsamico
Talvolta, anche il rispetto di particolari normative, non solo nazionali ma anche internazionali, impone l’allungamento dei tempi di conservazione delle immagini. È questo il caso esaminato dall’Autorità con il provvedimento del 2 luglio 2015, dove una società operante nel settore alimentare e, in particolare, nella attività di produzione dell'aceto balsamico, è stata autorizzata alla conservazione fino a 40 giorni delle immagini registrate.
Difatti, la specifica attenzione posta, non solo a livello internazionale, ma anche locale rispetto all'osservanza di elevati standard di sicurezza, nonché l'acclarata difficoltà della società di accertare, in tempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni, soprattutto in caso di esportazioni verso gli Stati Uniti, valgono a giustificare la pretesa di procedere a una conservazione delle immagini videoregistrate fino a 40 giorni, all'esclusivo fine dell'accertamento degli accadimenti da parte del titolare del trattamento e dell'individuazione, da parte dell'Autorità competente, degli eventuali responsabili.
Le peculiari modalità di svolgimento dell'attività lavorativa, di fatto, impediscono di poter risalire tempestivamente all'identificazione di eventuali anomalie prima del momento della consegna ai clienti (specie a quelli situati nel continente nordamericano).
Inoltre, la Società, in quanto produttrice dell'aceto balsamico di Modena, è soggetta agli stringenti requisiti dettati dal Disciplinare, che impone un controllo continuativo lungo tutta la filiera produttiva, secondo rigide procedure volte ad assicurare la perfetta qualità del prodotto e la sua completa tracciabilità, per evitare eventuali commistioni che possano avere un impatto negativo sul mantenimento delle caratteristiche organolettiche dello stesso.
Motivazioni di carattere farmaceutico e/o sanitario
Ma un tempo più lungo per la conservazione delle immagini può essere previsto anche per motivazioni di carattere farmaceutico e/o sanitario, come nel caso del provvedimento del Garante datato 12 marzo 2015 che, nello specifico, ha autorizzato la GlaxoSmithKline Manufacturing Spa alla conservazione di immagini raccolte durante le attività c.d. di Mediafill, fino a un termine massimo di sessanta giorni.
Tale decisione è maturata alla luce delle specifiche esigenze di sicurezza legittimamente perseguite dal titolare del trattamento (cfr. provv. 8.4.2010 cit., punti 3.2.1. e 3.4.) e, in particolare, alla rappresentata necessità di documentare una specifica fase del processo di produzione di determinati farmaci - caratterizzata dalla stretta osservanza di precauzioni volte a impedirne la contaminazione - per il periodo di effettuazione della stessa, individuato in un massimo di trenta giorni, nonché di conservare le immagini raccolte per un periodo di ulteriori trenta giorni tale da consentire, esclusivamente in caso di riscontro di anomalie, l'individuazione retrospettiva dell'operazione non conforme agli standard attraverso la visione delle videoregistrazioni.
Conclusioni
Dall’esame della casistica sopra riportata - che è solo esemplificativa e non esaustiva - si può affermare che l’Autorità, di fronte a qualsiasi richiesta di verifica preliminare tendente a ottenere un allungamento dei tempi di conservazione delle immagini videoregistrate, esegue una specifica valutazione alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010.
In particolare, secondo tale provvedimento, l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato con riferimento a una specifica esigenza di sicurezza, perseguita in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.
Ed effettivamente, esigenze di tutela del patrimonio aziendale, di tutela dei lavoratori e/o dei cittadini, di rispetto di particolari prescrizioni sia tecniche che sanitarie, possono giustificare tempi più lunghi di conservazione delle immagini.
Michele Iaselli
Avvocato
Presidente ANDIP - Associazione nazionale per la Difesa della Privacy
Docente di Informatica Giuridica presso la LUISS di Roma
Gentile sig.ra,
bisogna capire quale sia la tempistica, poiché il supermercato in questione potrebbe conservare le immagini solo per 24 ore. In questo caso, siamo oltre tale durata e c’è poco da fare.
Indubbiamente, per ragioni di sicurezza le immagini possono
essere conservate fino a 7 giorni, specialmente se si sono verificati episodi criminosi. Ma questo NON rappresenta un obbligo per il gestore del supermercato.
Sarebbe utile, invece, (ma questo lo avrebbero dovuto chiedere i Carabinieri) dare un’occhiata al regolamento e quindi alla policy privacy del supermercato relativo alla riprese video. Solo da quel documento, che è obbligatorio, si può comprendere la tempistica relativa alla videosorveglianza.
È indubbio che il responsabile della videosorveglianza del supermercato avrebbe dovuto obbligatoriamente consegnare le immagini ai Carabinieri qualora in possesso delle stesse.
Cordiali saluti,
Michele Iaselli